雑記

さあ外出先にプリンタを!Dropboxとnetprintが便利だと思うワケ

投稿日:2013年1月30日 更新日:

最近、営業職だったころを振り返るともっとiPhoneを活用して仕事を効率化できたよなぁ、と思うことがあります。

例えば今回紹介する「Dropbox」と「netprint」の組み合わせは外で仕事をする人に効果を発揮すると思うんですよね(´∀`)

【今回紹介するアプリ】

[Dropbox]
超メジャーなアプリ。
Dropboxを使えば、パソコンの中にあるデータを簡単にiPhoneで共有できます。
また共有機能を使って他人とファイルを共有することも簡単にできます。

何よりクラウドサービスということで、あらゆる端末からデータを参照できることは非常に便利です。
例)外出先でExcelファイルを開く、見積りのPDFファイルを確認する、など。
Dropbox App
カテゴリ: 仕事効率化
価格: 無料

[netprint]
FUJI XEROX社によるプリンタのインターネットネットによるオンデマンドサービス。
このアプリを使って印刷したいファイルを登録しておけば、全国どこのセブンイレブンでも印刷が可能という優れもの。
なにより、コピー機に予約番号を入力したら即印刷ができるというお手軽さは評価できます。

詳しくは以前の紹介記事を
セブンイレブンのコピー機を活用!netprintを使ってみた
netprint App
カテゴリ: ビジネス
価格: 無料

【この2つのアプリを組み合わせて使う】

今回営業職の方におすすめしたいのはこの2つのアプリの合わせ技です。
どの様に使うかを解説してみます。

[Dropboxに入っているデータは簡単にnetPrintに渡せる]

まずDropboxでPDFファイルなどを開きます。

1

ファイルを開いたら右下の部分をタップします。

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ここで「印刷」ではなく、「次の中で開く」をタップします。

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すると「netprint」のアイコンがありますのでタップします。

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すると「netprint」が立ち上がり、印刷設定画面にいきます。
ここで印刷サイズの指定ができます。アップロードをタップするとサーバーにファイルがアップされます。

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ファイルのアップロードが完了すると予約番号が発行されます。
あとはこの予約番号をセブンイレブンのコピー機で入力するだけで印刷が可能です。
白黒の片面で20円です。※ちと高い・・・

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[オンデマンド印刷の需要]

自分の過去の営業職の経験からいって、顧客の電話リストは持っていることが多いと思うんです。営業の合間をぬって外から電話かけるんですよ。

そういった時はやはり印刷したリストを片手に作業したいと思いました。

また、自宅で仕事の資料を作成してて自宅にプリンターが無いときにこのサービスを利用すればOKです。
セブンイレブンってどこにでもありますし。

あと、自分の作成した文章の推敲、チェックは紙にいったん印刷してからのチェックの方が圧倒的に捗ります。
印刷物でのチェック作業の合理性は肯定されることが多いです。

参考:「プリントアウトした方が間違いに気づきやすいワケ
http://blog.livedoor.jp/lunarmodule7/archives/3562467.html

そんなわけで、我々はまだまだ紙という媒体から離れられないと思うんです。
しかし、スマートフォンやオンデマンドサービスの充実で、プリンターを所有することなくいつでも必要な物を必要なだけ印刷できるようになりました。

これを賢く使わない手はないと思います。
他にもこんなシーンでこのサービスを利用すればよかったなーって思います。

[外出先での書類作成]

あとは社内向けの申請書の作成業務がかなり大変だったんですよね。
Excelのフォーマットに入力して社内に戻って印刷、というのもよかったんですけど、どうせなら外出先で文書をささっと作って印刷してしまって捺印して提出したかったですね。

[送られた資料の印刷]

これも営業職を経験して多くあったこと。

外注先に見積り依頼をして先方から送られてきた見積りに粗利をのせて次の商流に見積りをすることが多かったんですが、ノートPCの画面で先方からの見積りを表示しながら新たに見積書を作成するのは非常に難がありました。

外注先からの見積書を印刷して手元で参照しながらの作業の方が圧倒的に効率よく作成ができました。

ですから、送られてきたメールのファイルをDropboxに保存してnetPrintで印刷できたら便利だなーと思うんです。

【まとめ】

・スマートフォン、ノートPCの発達でドキュメント閲覧の自由度は高まった
・しかしドキュメントを画面で確認するには限界があり紙媒体のメリットは切れない
・ネットプリントサービスを利用して必要な時に必要な分、紙出力をするのが合理的

Dropbox App
カテゴリ: 仕事効率化
価格: 無料

netprint App
カテゴリ: ビジネス
価格: 無料

いかがでしょうか。
営業職のみなさんに限らず、自宅にプリンターがない人も使ってみたいと思うんじゃないでしょうか(`・ω・´)

この記事に関して意見などもらえるとまた嬉しいです!

ではまた!

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